Is het je ook al opgevallen dat jouw boekhoudkantoor je richting een bepaalde software duwt?
Daar mogen we gerust enkele kritische vragen bij stellen.
Heel wat boekhoudkantoren gaan gretig in op voorstellen van softwareleveranciers om hun pakket actief aan hun klanten aan te bevelen.
Niet toevallig: daar zit een verdienmodel achter.
Kantoren rekenen in die zin bijkomende en terugkerende “softwarekosten” aan via de maand- of kwartaalfactuur voor hun boekhouddiensten.
Klinkt dat logisch? Of wringt er iets?
Laten we het vergelijken met een andere situatie.
Stel: je neemt een abonnement op een gedrukte krant omdat je hun berichtgeving waardeert. Je houdt ervan om met een tas koffie door de papieren krant te bladeren. Maar omdat de papieren ruimte beperkt is, verschuift de uitgever een deel van de inhoud naar hun website of app. Efficiënt voor de uitgever, maar niet per se interessanter voor jou.
Zou jij bovenop je abonnement extra betalen voor reclamevrije berichtjes over koetjes en kalfjes? Waarschijnlijk niet. Jij verwacht in de eerste plaats kwaliteitsvolle berichtgeving, in het formaat dat jij koos.
Terug naar het boekhoudkantoor.
Om hun werk efficiënter te maken, vragen boekhouders jou om gegevens zelf aan te leveren via een portaal — een extra softwareschil bovenop hun boekhoudpakket. Dat portaal wordt geleverd door een extra leverancier en heeft een kostprijs. Die wordt netjes aan jou doorgerekend.
Maar wat krijg jij terug voor het werk dat je hen uit handen neemt?
Alvast geen goedkopere boekhouding.
En de “meerwaarde” van het portaal? Die bestaat vaak uit extra grafiekjes en statistieken waarvan je het meeste al wist, of waarvan je de betekenis amper begrijpt. Je betaalt dus vooral voor tools die hen tijd besparen — niet jou.
Via datzelfde portaal ontvangen boekhoudkantoren ook graag jouw e-facturen. In feite hangen ze dus jouw brievenbus aan hun kantoor. Ook dat past opnieuw in het kader van hún efficiëntie.
Je mist daarmee jouw aankoopfacturen die nodig zijn voor jouw eigen efficiëntie. Jij kunt bijvoorbeeld de voorraad aanpassen aan de hand van jouw ontvangen PEPPOL-facturen. Maar daar ligt de boekhouder niet wakker van.
Belangrijker nog: wie bewaart wat?
Boekhoudkantoren zijn, door het ontvangen van jouw e-facturen, een soort postbusbedrijf geworden — want jij voert bij het boekhoudkantoor geen economische activiteit uit. De wettelijke bewaarplicht van tien jaar rust wel op jouw schouders. Maar jij hebt de originele documenten niet meer in handen.
Sommige boekhouders gaan nóg een stap verder en bieden ook facturatiesoftware aan — soms zelfs gratis — via datzelfde portaal. De mogelijkheden van dergelijke software zijn alvast bedenkelijk. En wie helpt jou als er iets fout loopt?
Met software duiken er vroeg of laat problemen op. En dan verwacht je ondersteuning.
Loop het goed scheef… Op wie schuift jouw boekhouder dan de verantwoordelijkheid af? Je raadt het al: op de hoofd-softwareleverancier.
Jouw boekhouder is intussen – zoals in de bouwsector – een soort onderaannemer geworden.
Of zijn ze eerder een agentuur, een erkend (door)verkoper of een zaakbezorger geworden? Elk van deze handelsvormen heeft eigen juridische regels.
Kortom: wie structureel softwarekosten aanrekent, is geen zuivere dienstverlener meer, maar mede-softwareleverancier. En daar horen ook verantwoordelijkheden bij.
Wat begon als een aanleiding voor efficiëntie is voor veel kantoren een commerciële val geworden en bedrijven volgen blindelings — uit vertrouwen, of uit gemakzucht.
Softwareleveranciers profiteren.
En dat terwijl e-facturen op basis van gestandaardiseerde UBL-bestanden perfect gratis kunnen worden uitgewisseld en verwerkt. Alles is op elkaar afgestemd — maar dat hoor je zelden.
Nog niet duidelijk? Dan deze metafoor:
Jouw garagist opent dagelijks met moeite zijn zware schuifpoort om wagens binnen te laten. Hij beslist om een automatische poort te installeren. Begrijpelijk. Maar stel dat hij jou vraagt om die nieuwe poort mee te helpen betalen — want het bespaart hem tijd.
Zou jij dat logisch vinden?
Gerdi Staelens 